El riesgo de la entrega de documentos físicos, las largas colas y aglomeraciones en tiempos y post COVID-19, está obligando a las empresas a adoptar los procesos digitales con mayor velocidad y uno de los puntos claves es la incorporación y manejo de los documentos Electrónicos y Digitales. Para eso nace DigitalDocs.
DigitalDocs, es la plataforma de documentos electrónicos y digitales desarrollada por Agro+ que nace para ayudar a las empresas a generar y manejar sus documentos digitales:
- Boletas de Pago Electrónicas,
- Contratos Electrónicos,
- Aprobación de documentos internos,
- Flujos de trabajo
- Y mucho más.
Muy poca gente sabe que en el Perú existen diversas normativas aprobadas para fomentar el uso de documentos digitales, como el uso de las firmas Digitales y las firmas electrónicas, las cuales tienen validez legal en nuestro país.
En esta primera etapa en DigitalDocs estamos iniciando con el módulo de Boletas electrónicas, que ayudará a reducir drásticamente los gastos operativos de este proceso en empresas que manejen un volumen considerable de trabajadores. Para esto el Estado Peruano ha dispuesto leyes que legaliza y norma el uso de las boletas de pago electrónicas y promueve la simplificación administrativa de las empresas. Estos son:
- Decreto Supremo Nº 001-98-TR
- Decreto Supremo N° 003-2010-TR
- Decreto Supremo Nº 009-2011-TR (http://www2.congreso.gob.pe/sicr/cendocbib/con4_uibd.nsf/53C9CD4BE6E8141F05257E270074BD81/$FILE/3_DECRETO_SUPREMO_009_23_07_2011.pdf)
- Resolución Ministerial Nº 242-2014-TR (https://busquedas.elperuano.pe/download/url/dan-caracter-oficial-al-i-encuentro-nacional-en-seguridad-s-rm-n-243-2014-tr-1162814-2)
- Decreto Legislativo N° 1310 (2 enero 2017) (https://busquedas.elperuano.pe/normaslegales/decreto-legislativo-que-aprueba-medidas-adicionales-de-simpl-decreto-legislativo-n-1310-1469390-1/)
En resumen la ley, sus modificatorias hasta la fecha y su reglamento, indican que puedes utilizar las boletas de pago Electrónicas si es que:
- Utilizas una firma digital válida para el estado peruano que garantice la creación del documento (Firma digital del empleador)
- Utilizas como medio de pago el sistema financiero peruano.
- Informas debidamente al trabajador del uso de medios digitales para la entrega de la boleta.
Si cumples con estas condiciones, puedes entregar el documento en formato digital y no necesitas acuse de recibo, ni firma electrónica ni digital del trabajador, todo esto siempre y cuando se facilite un acceso razonable a las boletas por diversos medios electrónicos.
Es por esto, que enviarlas por correo electrónico no es suficiente, porque el trabajador puede aducir que no tiene correo electrónico, ni tampoco es suficiente ponerlas disponibles por la web, porque el trabajador puede aducir que no tiene internet. DigitalDocs soluciona esto ofreciendo una plataforma completa para que sin lugar a dudas el trabajador pueda acceder a ellas, por medio de correo, por medio de representaciones impresas(a través de los kioscos Agro+), y por medio de internet utilizando un navegador en un PC o un App en un celular.
Estas normas están reglamentadas desde el 2014, y no son afectadas por las disposiciones extraordinarias que se han dispuesto por la pandemia, que solo modifican o flexibilizan la entrega de boletas del sistema tradicional, incluso vuelven a las boletas de pago electrónicas una forma más segura de trabajo para el empleador, porque ante cualquier revisión por parte de Sunafil, la empresa no necesita comprobar que el usuario haya firmado su boleta de pago, no necesita demostrar que trato de entregarlas y por ende no te pueden multar si el trabajador no las tiene.
Todo esto está ratificado por Sunafil y revisado por prestigiosas firma de abogados:
- https://www.elperuano.pe/noticia-flexibilizan-acreditacion-del-pago-obligaciones-88930.aspx
- https://www.sunafil.gob.pe/portal/noticias/item/8320-rs-016-2020-sunafil.html
Los documentos digitales han llegado para quedarse y lo hacemos facil con DigitalDocs.